ניהול הסכמות מאפשר לעסקים לתעד ולנהל את ההסכמות שניתנו על ידי לקוחות לשימוש במידע האישי שלהם לצרכים שונים. בעידן של רגולציות פרטיות מחמירות כמו GDPR ו-CCPA, ניהול נכון של הסכמות הפך להיות קריטי לעמידה בדרישות החוק ולבניית אמון עם הלקוחות. מערכת ניהול הסכמות מקיפה מאפשרת לאסוף, לאחסן ולעדכן הסכמות באופן שקוף, עם תיעוד מלא של מה בדיוק אושר, מתי, ובאיזה אופן.
מערכות ייעודיות מאפשרות ללקוחות לשלוט בהעדפות התקשורת והפרטיות שלהם. פורטלים להעדפות פרטיות מאפשרים ללקוחות לראות ולנהל את ההסכמות שנתנו, עם אפשרות לשנות או לבטל הסכמות בכל עת. מערכות אישור הסכמה גמישות תומכות במגוון שיטות לאיסוף הסכמות – בחירה אקטיבית (opt-in), בחירה אקטיבית כפולה (double opt-in), או בחירה לאי-הכללה (opt-out) – בהתאם לדרישות רגולטוריות ולהעדפות העסק. מנגנוני תיעוד אוטומטיים שומרים רישום מפורט של כל הסכמה, כולל תאריך, שעה, גרסת מדיניות הפרטיות, ואמצעי האישור.
מערכות CRM אינטגרטיביות כוללות יכולות ניהול הסכמות, המבטיחות עמידה בתקנות הגנת מידע ובונות אמון עם הלקוחות. האינטגרציה מאפשרת ניהול מרכזי של הסכמות בכל נקודות המגע עם הלקוח, עם יכולת לאכוף את ההעדפות באופן אוטומטי בכל ערוצי התקשורת. היא מאפשרת פילוח מדויק של קהלי יעד לפי הסכמות, כך שרק לקוחות שהסכימו יקבלו תקשורת שיווקית. מערכת אוטומטית לרענון הסכמות יכולה ליזום בקשות לחידוש הסכמה כשנדרש, למשל לאחר שינוי במדיניות הפרטיות או לאחר תקופה מוגדרת. האינטגרציה עם מערכות אחרות מבטיחה שההסכמות נאכפות בכל מערכות הארגון, כולל מערכות דיוור, שיווק, וניתוח נתונים. דוחות מובנים מאפשרים להוכיח עמידה בדרישות רגולטוריות בנוגע להסכמות וניהול מידע אישי.
