ניהול הסכמים וחוזים דיגיטליים – אוטומציה, יעילות ושליטה מקיפה
מערכת ניהול ההסכמים והחוזים של REV מאפשרת לך לנהל את כל תהליך ההסכמים בצורה חכמה, החל מיצירת הסכמים מותאמים אישית ועד לניהול משא ומתן דיגיטלי בזמן אמת. המערכת מציעה כלים לעריכת סעיפים, שילוב חתימות דיגיטליות, ומעקב אחר שינויים בגרסאות השונות של ההסכמים. בנוסף, ניתן לחבר את המערכת להפקת חשבוניות ולניהול תשלומים בצורה אוטומטית, מה שמייעל את תהליך סגירת ההסכמים. התזכורות האוטומטיות עוזרות לך לוודא שהחתימות יושלמו בזמן ושהחוזים ייחתמו לפי לוחות הזמנים המתוכננים, כך שתהליך ניהול ההסכמים יהיה חלק ויעיל לכל אורך הדרך.
אפשרויות לניהול הסכמים וחוזים במערכת
יצירת הסכמים מותאמים אישית
- ספריית תבניות מגוונת: מגוון רחב של תבניות חוזים והסכמים עבור תחומים שונים, שניתן לערוך ולהתאים בקלות לצרכים של כל עסק.
- ממשק עריכה אינטואיטיבי: עורך חוזים קל לשימוש שמאפשר הוספת סעיפים, תנאים ותיקונים בצורה מהירה ונוחה.
- מילוי אוטומטי של פרטי לקוח: מערכת המשלבת את פרטי הלקוח וההצעה בחוזה בצורה אוטומטית למניעת טעויות והאצה של תהליך החתימה.
- שילוב עם חתימה דיגיטלית: הוספת שדות חתימה דיגיטליים בהסכמים לשם חתימה מרחוק, עם תמיכה בחתימה מרובת צדדים.
- מעקב אחר גרסאות חוזים: המערכת שומרת כל גרסה של החוזה באופן מסודר ומאפשרת שחזור גרסאות במקרה הצורך.
ניהול ומעקב אחרי שינויים
- שמירה אוטומטית של שינויים: תיעוד ושמירה של כל שינוי שנעשה במסמך, כולל פרטים של מי ערך ומה שונה.
- מעקב אחר גרסאות קודמות: יכולת צפייה והשוואה בין גרסאות שונות של החוזה, עם דגשים על ההבדלים בין הגרסאות.
- שחזור גרסאות: המערכת מאפשרת שחזור לגרסאות קודמות של החוזה במידת הצורך, כדי לשמור על שקיפות ותיעוד מדויק.
- ניהול אישורים מרובים: הגדרת שלבי אישור מרובים בתוך הארגון, הכוללים ניהול הרשאות ותגובות בזמן אמת.
- דוחות על תהליך השינויים: הפקת דוחות המפרטים את כל השינויים שנעשו בחוזה לאורך תהליך הניהול שלו.
אוטומציה בתהליך ניהול חוזים
- אוטומציה של תהליך אישור: הגדרת תהליכי אישור אוטומטיים לחוזים לפי סוג ההסכם או ערכו, כולל תזכורות אוטומטיות.
- ניהול משימות חוזרות: אוטומציה של משימות ניהול חוזים שחוזרות על עצמן, כמו שליחת תזכורות לאישורים או עדכון נתונים.
- סנכרון עם מערכות CRM: המערכת מאפשרת סנכרון עם CRM לניהול מקיף של לקוחות והסכמים, כולל מעקב אחר סטטוס החוזה.
- הפקת מסמכים אוטומטית: הפקת מסמכים בהתאם לתבניות מוכנות מראש, כולל הוספת פרטים על פי נתוני הלקוח וההסכם.
- טריגרים בהתבסס על סטטוס חוזה: יצירת טריגרים שמבצעים פעולות כמו שליחת אימיילים או עדכוני סטטוס בהתבסס על סטטוס החוזה.
אבטחת מידע ואחסון
- הצפנת מסמכים מתקדמת: המערכת משתמשת בהצפנה ברמה גבוהה כדי להגן על כל המסמכים, עם אפשרות להגדרת הרשאות גישה.
- ניהול הרשאות גישה: אפשרות לקבוע מי יכול לראות, לערוך או לחתום על כל מסמך, כולל התראות על שינויים בגישה.
- גיבוי ושחזור אוטומטי: המערכת מבצעת גיבוי אוטומטי של כל המסמכים, ומאפשרת שחזור מהיר במקרה של אובדן נתונים.
- מעקב אחר גישות ושינויים: תיעוד כל גישה ושינוי במסמכים, כולל פרטים מלאים על המשתמש והפעולה שבוצעה.
- עמידה בתקני אבטחה בינלאומיים: המערכת עומדת בתקני אבטחה מחמירים כמו GDPR כדי להבטיח פרטיות ושמירה על נתונים.
ניהול מסמכים משפטיים ותיעוד
- ספריית מסמכים מותאמת אישית: יצירת ספריית מסמכים עם חוזים והסכמים מותאמים לכל סוגי העסקאות, כולל תבניות שונות לפי תחומי עיסוק.
- ניהול אחסון בענן מאובטח: כל המסמכים נשמרים בענן מאובטח עם גישה קלה לכל חברי הצוות בהתאם להרשאות שנקבעו.
- שמירה אוטומטית של מסמכים חתומים: כל מסמך חתום נשמר באופן אוטומטי עם תיעוד כללי של הגרסאות הקודמות.
- תיעוד משפטי מלא: כל שינוי, חתימה או אישור נשמרים במערכת בצורה מסודרת כדי לספק תיעוד משפטי מלא במקרה של מחלוקת.
- הפקת דוחות משפטיים: יצירת דוחות מותאמים על פי דרישות משפטיות שונות, כולל תיעוד תהליכים ושינויים שנעשו בחוזים.
אינטגרציה עם מערכות חיצוניות
- חיבור למערכת CRM: אינטגרציה מלאה עם מערכת CRM מאפשרת סנכרון נתוני חוזים ולקוחות בצורה חלקה.
- שילוב עם מערכות פיננסיות: חיבור למערכות פיננסיות לניהול גבייה, תשלומים ומעקב אחר תקבולים מהחוזים.
- API פתוח לחיבורים מותאמים: אפשרות לחבר את המערכת לכלי תוכנה נוספים לפי צורך, עם API פתוח וגמיש.
- אינטגרציה עם מערכות ניהול מלאי: סנכרון עם מערכות ניהול מלאי להבטחת זמינות מוצרים ושירותים בעת חתימת החוזה.
- חיבור למערכות ניהול מסמכים: שילוב עם מערכות ניהול מסמכים לאחסון וארכוב חוזים, כולל אפשרות חיפוש מתקדמת.
ניהול משא ומתן בתוך המערכת
- תיעוד מלא של שיחות ושינויים: כל שיחה ושינוי במהלך המשא ומתן מתועדים במערכת, כולל הערות והסכמות של הצדדים.
- תזכורות לשלב הבא במשא ומתן: תזכורות אוטומטיות לצוות או ללקוח לגבי פעולות שטרם בוצעו.
- הערות והסכמות בכתב: הוספת הערות וסעיפים נוספים במהלך המשא ומתן בצורה מסודרת, עם מעקב אחר סטטוס אישור כל שינוי.
- הפקת דוחות על משא ומתן: דוחות על כל המשא ומתן, כולל סיכום השינויים שנעשו והערות שהוספו.
- ניהול משא ומתן רב-שלבי: הגדרת שלבי משא ומתן מרובים בתוך המערכת, כולל מעקב אחר התקדמות כל שלב.
הפקת דוחות וניתוח נתונים
- דוחות מותאמים אישית: יצירת דוחות מותאמים אישית לניתוח ביצועים, כמו זמן חתימה ממוצע ואחוזי סגירה.
- מעקב אחר חוזים לפי מחלקות: ניתוח סטטיסטי של כמות החוזים ואיכותם לפי מחלקות שונות בארגון.
- מדידת יעילות תהליך חתימה: ניתוח זמני חתימה, אחוזי המרה ושינויים בתנאי החוזים להערכת היעילות.
- זיהוי חוזים בעייתיים: דוחות על חוזים שנמצאים בסיכון או שמעורבים בהם שינויים רבים, כדי לזהות בעיות פוטנציאליות.
- ניתוח משא ומתן: ניתוח מלא של משא ומתן שנערכו, כולל זיהוי מגמות וחסמים בתהליך.
הפקת מסמכים מרובי צדדים
- ניהול חתימות מרובות: אפשרות להוספת מספר חתימות של צדדים שונים על אותו חוזה, כולל סדר חתימות מוגדר מראש.
- ניהול אישורים פנימיים: מערכת אישור פנימית בתוך הארגון לכל שינוי בחוזה לפני שליחתו ללקוח.
- שליחת מסמכים לחתימה במקביל: שליחה של אותו מסמך למספר צדדים לחתימה במקביל, עם מעקב אחר כל חתימה.
- הפקת מסמכים לפי סוגי לקוח: אפשרות ליצור מסמכים מותאמים אישית לכל סוג לקוח, כולל תנאים ייחודיים.
- איחוד מסמכים לחוזה אחד: איחוד מספר מסמכים או הצעות לחוזה אחד מסודר עם כל התנאים והסעיפים.
ניהול לקוחות והסכמים
- ניהול תיקי לקוח: המערכת מנהלת את כל ההסכמים, החוזים וההצעות של כל לקוח בתיק לקוח מסודר.
- תזכורות לחידוש חוזים: תזכורות אוטומטיות לחידוש חוזים מתקרבים, עם אפשרות לשליחת טיוטות לחידוש.
- הפקת דוחות לקוח מותאמים: דוחות מותאמים אישית על כל לקוח, כולל היסטוריית חוזים, אחוזי המרה ותשלומים.
- ניהול קשרי לקוחות: מעקב אחר כל ההתקשרויות וההסכמים שנעשו עם הלקוח, כולל מעקב אחר שביעות רצון ועדכון תנאים בהתאם לצורך.
- סנכרון מלא עם מערכת CRM: סנכרון כל החוזים וההסכמים עם מערכת ה-CRM של החברה, לניהול מלא ומדויק של כל הלקוחות והתקשרויותיהם.
הסכמים וחוזים דיגיטליים – ניהול חכם ואוטומטי להצלחת העסק
ניהול ההסכמים והחוזים עם REV הופך כל תהליך לחכם וממוקד. בזכות האוטומציה בניהול חתימות ותזכורות, אתה יכול לוודא שהסכמים נחתמים בזמן, ללא עיכובים מיותרים. המערכת תומכת בחיבור אוטומטי להפקת חשבוניות ותשלומים, ומאפשרת לעקוב בקלות אחר כל שלב בתהליך החוזה. המשא ומתן הדיגיטלי בזמן אמת, יחד עם יכולת השמירה על גרסאות קודמות ותיעוד השינויים, מבטיחים שכל הצדדים מעודכנים ומסונכרנים לאורך כל התהליך. צוות התמיכה של Auto Mate AI ילווה אותך בהגדרה ובאופטימיזציה של התהליכים כדי שתוכל להפיק את המירב מהמערכת.
